キーズデザイン合同会社の第４期がスタートしました。今期も何卒よろしくお願いいたします。
そして、今年もそろそろ年末進行の時期が迫ってきました。弊社をご贔屓いただき、本当にありがとうございます。重ね重ね、今期も何卒お願い致します。
まだ９月ですよね？年末って１２月ですよね？４ヶ月ありますヨネ？な現実を見つめるのが辛いため、本日の記事は第４期スタートイエーイ！にお送りいたします。
さて、納期が込み入ってくると、プロジェクトマネージャーと営業対応による人員采配・進行管理がデリケートになります。各クライアントへの対応方針、担当の相性、チームの長所・短所、担当ごとの参加プロジェクト等を日頃からマネージャー同士で共有しておくと、込み入ってしまった時に、納期変更以外の方法で解消できるように思っています。
でも、まずそもそも何案件程度が管理・采配できるMAXか、気になりませんか？
2009年の記事ですが、デザイナーの深澤直人さんは
「50くらいのプロジェクトが常に動いている」とコメントされています。
－深澤さんがこれまでに手がけたプロダクトの仕事は、全部で何点くらいあるのでしょうか。
深澤
正確に数えてみたことはないですが、細かな色の変更も含めると… 並行してやってるのが200アイテムくらいになると思います。大まかには50くらいのプロジェクトが常に動いている感じでしょうか。
当時、「えええええ50も！私には無理…」と思ったのですが、
今の私は、だいたいいつも30案件程度を動かしています。もう少し動かせる印象があるので、深澤直人さんのコメントを信じて、50案件程度がリミットなのではないかと捉えています。
50くらいが限界と思いつつ、トラブルをおこさない、もしくは収集できる案件数で上手に動かせる環境を作ることが重要だと思っています。
さて、では次に、動かしている案件の内訳を見ていきます。
- 自分は直接関係ない、決裁のみ求められる案件
- 営業のみ行なっている案件
- 営業を行なわずに、制作のみ携わっている案件
- 営業・制作共に携わっている案件
私は制作と営業・決済の割合が半々程度です。受注前・受注後・納品後・運用管理中などフェーズはバラバラで、簡素な制作依頼は日々飛び込んできますし、手違いで明日必要、というような内容も月に２〜３件は含まれています。
お急ぎのご相談が入った時は余裕のある案件をスケジュール調整して、やや納期優先で対応します。
ですが、「それはちょっと工数と日程感がきついでー♪」というご相談は、
例えば「ご要望の半分くらいを希望スケジュールにお納めする」でご辛抱いただけないか等、クライアントや作業担当者と調整します。
調整完了後、制作に入っています。
タスクはなるべく分担依頼する、役割を伝える
タスクは、分担して行ってもらえば、スケジュール通りうまく運ぶことが少なくありません。１人あたりが携わる案件数自体は増えますが、
責任区を区切られたタスクは、１人あたりのストレスが少なくなります。
「このサイトでこの機能を使えるプラグインを探して欲しいです。お願いできますか？」
「〇〇さんにプラグイン調査をお願いしています。開発環境をお願いします。」
何か予定外の問題が出た際も、タスク分担しているとスケジュールが完全に止まりにくいことがメリットです。
営業対応も同じように分担するのですが、お願いするときに、役割を伝えます。
「あなたには、このプロジェクトのリーダーとして、〇〇部長と対面（といめん）の役割として振舞って欲しいです」
「あなたは、このプロジェクトの担当として、〇〇さんと話をしてください」
SE（システムエンジニア）・リーダーはできる限り制作を抱えない
トラブルが出た際にしっかりフォローできるよう、なるべく常日頃の制作は抱えないようにします。しかし腕が鈍るとフォローの際にとても困るので、「この案件はどうしても自分が制作をやりたい」という案件があれば、スケジュール調整して取り組むのはおすすめです。
SEは運用作業（動作試験）を行う
SEが運用作業に強いと、顧客目線でクライアントと会話できるため、設計・仕様書の合意がスムーズになります。できる限り様々な運用作業（動作試験）の時間を作ってもらうようお願いすることが多いです。
おすすめツール
プロジェクトのタスク管理、進捗管理、ガントチャート「backlog」
複数人のチームで共有する管理ツールなら、backlogがおすすめです。
クラウドツールを使い慣れたITリテラシーが高めのクライアントにはbacklogを公開することで、進捗報告制作が不要になり、作業が１つ減ります。
また、backlogはGitHubと連携可能です。「＃XXのタスクをいついつ行ったよ」といった紐付けが一発で、再修正・手戻りに強い効果を発揮します。
1日以内に完了するような、個人の細かなタスク管理「Todoist」
完了ボタンをぽんぽん押せるようにタスク作りするのがおすすめです。
たくさん完了ボタンを押せると、「もっと完了ボタンを押したい＝たくさんタスクを行いたい」と、フロー状態に入って、楽しくなってきます。
プロジェクトマネージャー・プロジェクトリーダー・アートディレクターのご用命・ご相談を承っております。